Blogi: Ketterän projektin dokumentaatio 1/3 – lähtökohdat kuntoon ennen aloittamista

Jokainen toteutusprojekti on jossain määrin omanlaisensa. Pitäisikö suunnittelun ja toteutuksen dokumentaation olla kuitenkin joka projektissa samanlainen? Miten yksi tapa kuvata sisältöä ennen toteutusta, toteutuksen aikana ja sen jälkeen voisi olla aina sopivin?
Aivan varmasti mahdollisuuksia tehdä asioita parhaalla mahdollisella tavalla menetetään, jos aina tyydytään vakiomalliin.
Varmista dokumenttien ajantasaisuus
Projektin ei tarvitse olla kovinkaan suuri, kun dokumentaatiokertymä muodostuu epäkäytännölliseksi. Epäkäytännöllisyys voi aiheutua dokumenttien lukumäärästä, laajuudesta, hajanaisuudesta… missä se-ja-se dokumentti on? Onko tämä uusin versio? Onko tämä ajan tasalla?

Kun projekti on laaja tai mutkikas, erilaista dokumentaatiomassaa kertyy hyvin paljon. Usein yksittäinen dokumentti, kaavio tai esitys on laatijansa lähtökohdista laadittu tiettyyn tilanteeseen ja tarpeeseen, sille ei usein edes ole ajateltu yhtä palaveria pidempää käyttöikää.
Ketterä kehitys tuo omat kuvionsa projektidokumentaatioon verrattuna perinteisiin menetelmiin. Ketterässä projektissa suunnittelua tarkennetaan työn edetessä, suunnittelu viedään loppuun joko toteutuksen aikana tai delegoiden joitain asioita toteuttajille.
Jos ketterässä projektissa ei jatkuvasti varmisteta, että käytössä on uusin versio ja ajan tasalla oleva dokumentti, joku väärä dokumentti joutuu väärään paikkaan vääränä aikana.
Dokumentoi tiivistetysti
Suunnittelun ja toteutuksen taustalla on syytä olla kohtuullisen suppea ja selkeästi laadittu kuvaus siitä, mitä pyritään saavuttamaan ja miksi. Tärkeää on se, että hankkeen oleellisimmat tavoitteet ja merkityksellisimmät reunaehdot voidaan esitellä kaikille projektin sidosryhmille samansisältöisinä. Esitystapa tulee tietenkin aina valita kohderyhmän mukaisesti.
Vaikka hankkeen pyrkimykset, tarkoitukset ja merkitykset olisikin kirjattu visio- tai strategiadokumentiksi, eivät ne sellaisenaan yleensä sovellu eri osapuolien tietolähteeksi.
Päättäjätasolla esitysmateriaalin pitää kuvata erittäin tiiviissä muodossa esiteltävän teeman merkitys, hyödyt ja kustannukset päätöksen tekoa ja ohjausta varten. Laajuuden ja sisällön pitää olla sellainen, että sen pystyy omaksumaan yhdellä lukemisella palaverin alkuhälinässä tai sen aikana. Päättäjät ovat kiireisiä ihmisiä, ei heillä useinkaan ole aikaa tai mahdollisuuksia perehtyä materiaaliin etukäteen. Projektitiimin pitää huomioida tämä kommunikaatiossaan.
Päättäjätason palaveriin laadittu PowerPoint-esitys ei yleensä ole sellaisenaan hyödyllinen saman asian esittämiseen vaikkapa toteuttajille.
Määrittele tavoitteet
Sisällöllisen suunnittelutyön alkuvaiheessa on oleellista varmistaa, että hankkeen tavoitteet, visio, linjaukset ja periaatteet ovat selkeitä ja että suunnitteluun osallistuvat ovat ne sisäistäneet. Suunnittelijan pitää osata lähtökohdat niin hyvin, että kesken yöuniaan herätettynä osaa ne selkeästi esitellä. Silloin tämä tieto on siellä missä pitääkin, ei paperilla vaan osana tekemistä. Muille osapuolille voidaan laatia esitysmateriaaleja tilanteen mukaan, eri painotuksilla.
Puhu, puhu, puhu!
Jos projektiin tulee osallistumaan useita suunnittelijoita, heidän välisensä viestinnän toimivuus pitää varmistaa heti yhteistyön alussa. Usein riittää se, että asiat puhutaan riittävän hyvin läpi. Suunnittelijoiden välisen kommunikaation pitää olla mahdollista tiiviisti ja tehokkaasti, koska työssä joudutaan käsittelemään suuria tietomääriä. Kahden suunnittelijaresurssin sitoutuminen yhteen tiedonvaihtoon liian pitkäksi aikaa on poissa varsinaisesta suunnittelutyöstä.
Ihmiset – puhukaa!
Seuraavassa kirjoituksessa aiheena on projektin aikaisen suunnittelutyön dokumentointi ja suunnitelmien viestintä toteuttajille ja blogisarjan viimeisessä tekstissä pohditaan varautumista ketterään ylläpitovaiheeseen.
Tapio Roine
Senior Consultant
etunimi.sukunimi@consultor.fi