Toimitusjohtajan blogi: Hyvää yötä, hankepäällikkö – kuusi lääkettä parempaan uneen

Iso muutos näyttää tekijänsä sankareina tai luopioina. Näillä vinkeillä pääset lähemmäksi ensimmäistä.
Kerettiläisyys vai ketteryys?
Ketteryys on liian usein kiertoilmaus sille, että suunnittelut ja määrittelyt ovat kokonaan tai osittain tekemättä. Uskotaan, että kolmen rivin tavoite toimii riittävänä olettamana ja budjetti vastaavasti tekemisen rajoitteena. Ja että minun tiimini ja sinä keksimme yhdessä loput.
En haikaile tilalle vesiputouksia, mutta usein huomaan kaipaavani niitä esivalmisteluja, joihin perinteiset projektimallit pakottivat. Ne loivat hankkeeseen yhteisen näkemyksen, joka myös ketterässä maailmassa on välttämätöntä.

Unilääke 1: Vaadi valmistautumista ja pidä aloitusrimaa korkealla. Hankkeen lähtökohtia et voi selvittää enää jälkikäteen.

Vähiten huono vai paras?
Kilpailuttamiseen liittyy tuttu paradoksi tilaajan osapäiväisyydestä ja toimittajan kokoaikaisuudesta. Vastassasi ovat poikkeuksetta toimittajan kaupalliset ja tekniset erityisasiantuntijat, joilla on näyttöjä, osaamista ja etenkin aikaa enemmän kuin sinulla.
Helposti omat, jo valmiiksi ylityöllistetyt työkaverisi kääntävät selän, kun minä ja kollegani sinua jo syleilemme musta puku päällä. Tässä tilanteessa ehkä alat luottaa siihen, että joku muu on miettinyt asiat paremmin etukäteen.
Ehkä oma keskitetty osto-organisaatio hankkisi sinulle klemmarien ohella myös oikean järjestelmätoimittajan. Tai ehkä vastuulta voisi piiloutua puitejärjestelyn valmiin tarjouspohjan ja toimittajalistan taakse. Ei onnistu.

Unilääke 2: Hanki osaaminen, jotta osaat valita oikean kumppanin. Valinnan ulkoistaminen ei vähennä vastuutasi, mutta kaventaa omia mahdollisuuksiasi.

Tekijät vai osallistujat?
Hankkeessa sinun huolesi ei pitäisi liittyä osallistujiin vaan tekijöihin. Osallistujia on hankkeissa usein niin paljon, että nuppiluvussa mitattuna määrä on moninkertainen tekijäportaaseen verrattuna.
Ympärilläsi on tykkääjiä tai niiden vastakohtia, mutta heidän sijaansa sinä tarvitset apureita. Älä käytä kaikkea energiaa siihen, että yrität löytää kullekin vakiokasvolle jonkinlaisen ilmentymän projektissa.

Unilääke 3: Valitse tekijät. Pohdi, millaisen ryhmän ja kyvykkyydet tarvitset hankkeeseen onnistuaksesi. Sen perusteella ota parhaat saatavilla olevat – täydentäen lainaväellä siten, että heikkoja lenkkejä ei ole.

 

Unilääke 4: Valvo, että tekijät saavat ja ottavat hankkeelle tarpeeksi aikaa. Muuten jäät yksin.

Sitten ovat vielä ne johtajat. Sovi etukäteen kokoontuminen joka toinen perjantaiaamu. Lyncillä. Kerran kvartaalissa voidaan sitten kokoontua isommalla joukolla.
Tarvitset johdon tuen, mutta mieti, kuinka paljon tarvitset heidän päätöksiään ja miten näitä päätöksiä itse tuet. He kuitenkin joutuvat ne tekemään usein nollavalmistautumisella. Siitäkin sinä otat vastuun.

Unilääke 5: Tiedota riittävästi ja tiedosta, mihin johtoa tarvitset.

Tuoteomistajuus
Sikäli kun ketteryys on annettu ja otettu toimintamalli, tuoteomistaja on todennäköisesti vielä tärkeämpi lenkki hankkeesi onnistumisessa kuin sinä. Tehtävä edellyttää sopivasti natsoja, aikaa, tavoitetilan sisäistämistä, asiantuntijuutta ja kommunikaatiotaitoja.

Unilääke 6: Älä tyydy tuoteomistajassa kompromissiin.

Toivon, että edellä esittämästäni nousee huomioita, joihin ehdit vielä vaikuttaa. Pohjimmiltaan kaikessa on kyse hyvästä valmistautumisesta ja siitä, että olet aina askeleen edellä. Silloin voit nukkua yösi hyvin. Ja silloin myös minä nukun paremmin.
Seuraavassa kirjoituksessa sekaannun projektin arkirealismiin, muutoshallintaan ja kriiseihin.
Markus Andersson
toimitusjohtaja
etunimi.sukunimi@consultor.fi
Kirjoitus on julkaistu myös Tivin kumppaniblogissa.