Ammattimainen projektinhallinta vaatii kokemusta ja pelisilmää

Konsulttivitsit ovat mennyttä aikaa, it-projekteihin halutaan ammattimainen projektihallinta ja kokeneet resurssit. Asian vahvistavat Consultorin projektihallintaan erikoistuneet konsultit Mea Palola ja Jyrki Raki. Molemmilla on pitkä kokemus alalta: Mealla parikymmentä vuotta ja Jyrkillä vielä pidempään.

– Kun järjestelmäprojektia vetää ulkopuolinen konsultti, asiakas saa tiimiinsä mukaan asiantuntemusta, jolla on hallussa uusimmat projektihallintamenetelmät ja -välineet. Samalla saadaan kokenutta resurssia ja asiakas voi keskittyä omaan toimialaosaamiseen, Jyrki Raki sanoo.

Mea Palola on samaa mieltä. Hän ei ole törmännyt organisaatioissa negatiiviseen ilmapiiriin, vaan arvostukseen ja positiivisuuteen.

– Konsulttivitsejäkin joskus kuulee, mutta todellisuudessa asiakkaat arvostavat lisäkäsiä ja konsultin osaamista. Asiakasorganisaatiot ovat tyytyväisiä, kun projektihallinnassa tiedetään mitä tehdään ja saadaan osaaminen nopeasti käyttöön, hän sanoo.

– Nykyään kaikilla on hyvä ymmärrys siitä, että projektipäällikkö on organisoija ja koordinoija. Hänen tehtävänsä on muutoksen johtaminen ja tuki. Liiketoiminnan osaaminen taas on asiakkaan puolella eikä konsultti ole kaikkitietävä osaaja, joka tulee haastamaan asiakkaan liiketoimintaan liittyvää osaamista, hän jatkaa.

Tunneälyä ja kykyä reagoida nopeisiin tilanteisiin tarvitaan

Vaikka it-järjestelmien projektinhallintaan erikoistuneet konsultit eivät haasta asiakasorganisaatiota näiden liiketoimintaosaamisessa, se ei tarkoita, etteivätkö he kertoisi asiakkaille omia näkemyksiään itse projektiin liittyen – silloinkin kun asiat ovat heidän mielestään menossa väärään suuntaan.

–  Olen kokenut, että asiakkaat toivovat projektipäälliköltä myös näkemyksiä ja tietynlaista haastamista muutokseen, projektin johtamiseen ja suunnitteluun liittyvissä asioissa. Suurissa projekteissa on usein monenlaisia näkemyksiä siitä, miten tulisi toimia. Minun tehtäväni on herätellä keskustelua ja ohjata sitä niin, että löytyy yhteinen ymmärrys siitä, miten tavoitteisiin päästään, Mea Palola miettii.

Jyrki Raki jatkaa, että asiakasorganisaatiot haluavat projektipäällikköinvestoinnilla tuloksia eivätkä jees-jees-tyyppejä.

–  Projektipäällikön käyttäminen on investointi, jolta odotetaan tuloksia. Se tarkoittaa, että jos projektissa on jotakin sellaista, joka ei konsultin mielestä toimi, se pitää sanoa. Miten se sitten sanotaan, riippuu asiakkaasta ja toimintaympäristöstä. Kun ihmisten kanssa näissä it-projekteissakin toimitaan, projektipäällikön tärkeimmät työkalut ovat tunneäly ja kyky reagoida nopeisiin tilanteisiin oikealla tavalla, hän korostaa.

”Hyvän projektipäällikön ominaisuuksiin kuuluvat samaan aikaan tietty kriittisyys ja asiakkaan ymmärtäminen. Pitää kuunnella asiakasta ja ymmärtää myös ne asiakkaan tarpeet, joita he eivät vielä ehkä edes itse tunnista.”

-Mea Palola

Ketterästi ja turvallisesti

Sekä Mea Palola että Jyrki Raki ovat kokeneita konsultteja. Projektipäällikköinä he ovat toimineet hyvin erilaisissa asiakkuuksissa ja toimintaympäristöissä. Molemmat ovat sitä mieltä, että käytännön kokemus on yksi konsultin olennaisimmista tavoista kasvattaa osaamista.

–   Sanoisin näin, että pieni hintaero tarjouksessa menettää merkityksen, kun saa käyttöönsä kokeneen projektipäällikön, Jyrki Raki sanoo.

–   Hyvän projektipäällikön ominaisuuksiin kuuluvat samaan aikaan tietty kriittisyys ja asiakkaan ymmärtäminen. Pitää kuunnella asiakasta ja ymmärtää myös ne asiakkaan tarpeet, joita he eivät vielä ehkä edes itse tunnista. Tämän jälkeen voidaan yhdessä rakentaa yhteinen kuva ja ymmärrys siitä, mitä projektilla tavoitellaan, mitä se käytännössä tarkoittaa ja miten päästään fiksusti projektissa eteenpäin, Mea Palola kuvaa kokeneen projektipäällikön osaamista.

Esimerkiksi tarvittavat työmenetelmät ja muut yksityiskohdat tarkentuvat sitten, kun ymmärretään projektin tärkeimmät tavoitteet ja hyödyt ja lähdetään yhdessä kohti päämäärää.

–   Esimerkiksi ketterät työmenetelmät ovat olleet kovasti pinnalla viime aikoina. Niidenkin suhteen on aina hyvä pysähtyä miettimään mikä tapa toimia sopii parhaiten millekin organisaatiolle, Jyrki Raki sanoo.

Tällä hetkellä it-projekteissa puhutaan paljon myös esimerkiksi pilvipalveluiden käyttämisestä, tietosuojasta ja erilaisista kyberuhista.

–   Nämä kaikki asiat on aina puntaroitava ja sovitettava projektin tilanteeseen, he summaavat.

Lisätietoja: