Blogi: Ketterän projektin dokumentaatio 2/3 – suunnittelusta toteutukseen

Ketterän projektin suunnittelijoiden oman työdokumentaation pitää olla informaatiotiheydeltään korkea, fyysiseltä laajuudeltaan pienin mahdollinen. Dokumentaation pitää tukea iteratiivista, tarkentuvaa työskentelytapaa, koska laajemmassa kokonaisuudessa ei saa mikään osa unohtua vasta projektin loppusuoralla havaittavaksi.
Pidä kokonaisuus mielessä
Suunnittelijan pitää muutenkin pitää päässään kaikki oleellinen informaatio, työdokumentaation merkitys on lähinnä varmistaa kokonaisuuden rakenne ja yksityiskohtien sisältö. Eri osa-alueiden tasapuolinen edistäminen on suunnittelussa aivan yhtä tärkeää kuin yhden osa-alueen sisältö. Vasta mielekäs kokonaisuus edes mahdollistaa hyvän lopputuloksen.

Informaatio kohderyhmän mukaan
Kun suunnitelma siirretään toteutukseen, informaatio pitää jälleen muokata kohderyhmän kannalta mielekkääseen muotoon. Jos projektissa on eri
ihmiset tietokannan, integraatioiden, ns. back-endin ja käyttöliittymän tekemiseen, suunnittelun tuottama informaatio pitää muokata erikseen jokaisen tehtävän ja jopa henkilön mukaan valittuun muotoon. Tämä on tunnetusti hankala vaihe hoitaa hyvin.
Aika harvoin on mahdollista saada suunnitelma täydelliseksi yksityiskohtien tasolle siihen mennessä, kun toteutus jo alkaakin sitä nakertaa toisesta päästä. Ketterässä kehityksessä tämä on tietenkin osa suunniteltua tekemistapaa.
Suunnittelijoiden vastuulla on, että toteutukseen siirtyvä osuus sopii järjestelmän kokonaisuuteen ja omaan kontekstiinsa.
Viesti selkeästi
Tarkoitus, merkitys ja toiminnalliset vaatimukset pitää viestiä toteuttajalle niin, että toteuttaja ymmärtää mitä on tekemässä. Miten aina jossain määrin puutteellista suunnitelmaa voisi toteuttaja täydentää, jollei hän tiedä ja ymmärrä mihin pyritään?
Helppo vastaus olisi, että pitää suunnitella tarkemmin.
Käytännössä suunnittelutyö on ristiriitaisten paineiden kanssa toimimista. Usein puutteellisista lähtötiedoista pitää saada projektipäällikön päättämään hetkeen mennessä aikaiseksi mielekästä sisältöä niin, että järjestelmään syntyy kokonaisuus eikä erillisten asioiden läjä. Jos suunnittelutyö venytetään niin pitkälle, että kaikesta suunnittelusta on aina kirjallinen merkintä olemassa,  saadaan vähemmän aikaiseksi pidemmässä ajassa.
Pohdi dokumentoinnin laajuutta
Muodollinen tapa hoitaa suunnittelun ja toteutuksen välinen kommunikaatio on kirjoittaa kaikesta dokumentti. Dokumentissa kuvataan kaikki mitä organisaation dokumentaatiomallissa on huomioitu tai muuten oivallettu sinne kuuluvan. Kun dokumentti on valmis, se jaellaan toteuttajille. Tämä malli soveltuu ketterään toimintaan huonohkosti, koska dokumentaatiota tulee pitää ajan tasalla, kun suunnitelma tarkentuu. Tuota pikaa suunnitteludokumentaatiosta joko muodostuu ristiriitainen tai suunnittelijan aika menee yhä enemmän dokumentaation ylläpitämiseen suunnittelutyön sijasta.
Viesti tehokkaasti
Pragmaattinen tapa on se, että suunnittelija viestii suunnitelmansa tehokkaimmaksi katsomallaan tavalla, huomioiden niin sisällön kuin vastaanottajan. Kokeneen toteuttajan kanssa voi riittää 10 minuutin keskustelu vaikkapa yhden kaaviokuvan tai muiden havaintovälineiden kanssa. Kokemattomampi vaatii enemmän.
Paras viestintätapa lienee jotain muodollisen ja pragmaattisen väliltä, tilanteen mukainen paras yhdistelmä.
Laatu korvaa määrän
Jos päädytään linjaukseen, että suunnitelmia voidaan kommunikoida käytännönläheisesti, havaintovälineinä voidaan käyttää melkein mitä tahansa, jolla asia tulee selväksi. Kalvosulkeiset ei ole ainoa vaihtoehto… tärkeintä on, että ajatus siirtyy. 120-sivuinen määrittelydokumentti harvoin innostaa toteuttajaa uppoutumaan siihen koko sydämellään, vaikka se olisikin sisällöltään kattava ja tarkka.
On myös turhaa kuvitella, että kirjallinen esitysmuoto olisi aina jotenkin paremmin tietoa siirtävää kuin vaikkapa asioista puhuminen.
Kommunikoi ja rohkaise
Valittiin projektissa mikä viestintätapa tahansa, suunnitelman viestintä toteuttajille on aina investointi. Lisäksi viestinnän tulee olla kaksisuuntaista, keskustelevaa. Suunnittelijan pitää kuunnella toteuttajien ajatuksia ja oppia tekemisensä vaikutuksista. Toteuttajia pitää rohkaista tuomaan esille havaintojaan.
Dokumentoi vain tarvittava
Ketterän projektin tiimoilla toimivien vaikuttajien pitäisi myös oivaltaa, että projektissa voi olla erinomainen suunnittelun taso, mutta silti pyyntö määrittelydokumentin luettavaksi saamisesta saattaa jäädä toteutumatta.  Pahimmillaan pyyntö voi syödä suunnittelukapasiteetin päiviksi tai viikoiksi, kun dokumentteja koostetaan yhtä palaveria varten. Jos investointi tietojen koostamiseen tuo investoinnin määrää enemmän hyötyjä projektille, työ on tietenkin perusteltua.
Blogisarjan seuraavassa osassa pohditaan varautumista ylläpitovaiheeseen. Lue aiempi blogikirjoitus Ketterän projektin dokumentaatio – lähtökohdat kuntoon ennen aloittamista sekä viimeinen teksti liittyen valmistautumiseen ketterään ylläpitovaiheeseen.
Tapio Roine
Senior Consultant
etunimi.sukunimi@consultor.fi