Hyvin johdettu muutos on avain onnistuneeseen lopputulokseen. Mutta miten se tehdään? Onnistunut muutosjohtaminen seisoo kolmen tärkeän kivajalan varassa. Ensin on selvitettävä ja perusteltava, miksi muutos tehdään. Toiseksi muutoksen aikana on pidettävä yllä jatkuvaa vuoropuhelua. Kolmanneksi on muistettava iloita projektin etenemisestä ja sen tuomista hyödyistä. Näin listaavat kaksi Consultorin kokenutta asiantuntijaa Tuula Maaranen ja Janne Metsänoja.
It-projektit saatetaan kokea raskaina ja niiden tuomat muutokset haastavina. Tuula Maarasen ja Janne Metsänojan mielestä hyvän projektinaikaisen muutosjohtamisen avulla saadaan sekä lopputuloksesta paras hyöty irti että pystytään projektin aikana vähentämään parhaiten mahdollista muutosvastarintaa.
Maaranen ja Metsänoja muistuttavat, että jonkinasteinen muutosten vastustaminen on inhimillistä ja se on jo lähtökohta, joka pitää projektin aikana muistaa. Onneksi tähän voidaan vaikuttaa hyvällä johtamisella.
– Pelkkä teknologia on harvoin aito syy muutokselle. Jos it-projekti lähtee liikkeelle teknologia edellä eikä varsinaista syytä itse muutokselle ole sanoitettu auki, on lähtökohta onnistumiselle huono, Janne Metsänoja sanoo.
Tuula Maaranen muistuttaa, että it-projekteissakin lähtökohta on aina ihminen.
– Teknologian tarkoitus on tukea meitä ihmisiä työssämme. Tämän vuoksi muutosjohtamisen ytimessä on aina ihminen, hän kertoo.
– Nykyinen puhetapa digitalisaatiosta on erikoinen. Organisaatioissa saatetaan ajatella, että nyt tehdään digitalisaatiota. Mutta itsessään digitalisaation vuoksi muutos ei kannata. Ensin on mietittävä, mitä hyötyä muutoksesta haluamme eli juurisyyt muutoksen tekemiseen. On kysyttävä se tärkeä miksi-kysymys, Tuula perustelee.
Vuoropuhelua, vuoropuhelua ja vuoropuhelua
Molemmat asiantuntijat korostavat avoimen vuoropuhelun merkitystä. Sitä on käytävä laajasti koko organisaatiossa.
– Useissa projekteissa ylin johto tai muut päätöksentekijät ovat miettineet muutosta pitkään ja selvittäneet tarkasti miksi se tehdään. Ongelmaksi muodostuu se, että syistä ei kommunikoida tarpeeksi selvästi eteenpäin, Tuula Maaranen miettii.
Janne Metsänoja muistuttaa, että pelkkä tiedotustilaisuus ei riitä.
– Suurissa it-projekteissa, jotka vaikuttavat työntekijöiden ja asiakkaiden toimintaan, yksi tiedotustilaisuus ei riitä. Vuoropuhelu on välttämätöntä. On perusteltava, miksi muutos tehdään ja mitä hyötyä siitä on meille kaikille.
Usein tässä kohtaa vedotaan kiireeseen. Tuula Maarasen mielestä se on huono tekosyy.
– Perustelu ”ei muutosta voida tehdä kaikkien mielipiteen mukaan” on turha. Se on totta, mutta tästä ei vuoropuhelussa olekaan kyse. Olen itse useissa projekteissa haastatellut avainhenkilöitä ja huomannut, että heillä voi olla hyvinkin toisistaan poikkeavat käsitykset siitä, mitä projektilla halutaan loppujen lopuksi saada aikaan. Tämä on hyvä ymmärtää heti projektin alussa ja sen jälkeen on pidettävä huolta, että tavoitteet saadaan samalle viivalle.
Sekä Tuula että Janne pitävät tärkeänä vuoropuhelun jatkamista koko projektin ajan.
– Vuoropuhelua pitää jatkaa läpi koko projektin. Jos käyttöön otetaan uusi järjestelmä, pitää jaksaa keskustella ja selvittää, miten se toimii arjessa, onko toimintaa hankaloittavia kohtia – ja sitten yrittää korjata niitä, Tuula sanoo.
”On erittäin hyvä nostaa muutoksen keskellä esille onnistumisia ja juhlia niitä. Koska kyseessä on usein pitkä prosessi, on jaksamisen kannalta hyvä juhlia myös pieniä voittoja. Näin myös muistutetaan, mitä kohti ollaan matkalla.”
-Janne Metsänoja
Merkkipaaluja on syytä juhlia
Sanonta ”muutos on pysyvä olotila” on nykyorganisaatioissa harvinaisen totta. Suuria ja pieniä muutoksia tapahtuu jatkuvasti. Vaikka projektin lopputuloksena saadaan käyttöön sujuvammat prosessit tai työmäärää vähennettyä, muutos tavallisesti jossakin kohtaa vaatii lisätyötä.
– Kun uusia asioita otetaan käyttöön, on opittava uutta ja se vaatii usein aikaa. Muutosjohtamisessa pitää ymmärtää myös tämä. Kun muutos on hyvin perusteltu ja ihmiset ymmärtävät sen hyödyt, he ovat myös motivoituneempia hetkelliselle työmäärän kasvulle, Janne ja Tuula miettivät.
Koska ihmiset tekevät töitä ”jatkuvassa muutoksen pyörteessä”, Janne suosittelee projektin aikana iloitsemaan ja juhlimaan aina silloin, kun tärkeitä muutosvaiheita saadaan maaliin.
– On erittäin hyvä nostaa muutoksen keskellä esille onnistumisia ja juhlia niitä. Koska kyseessä on usein pitkä prosessi, on jaksamisen kannalta hyvä juhlia myös pieniä voittoja. Näin myös muistutetaan, mitä kohti ollaan matkalla, Janne sanoo.
Muutosjohtamista tukee myös saavutettujen hyötyjen kertominen. Tässä data ja tieto auttavat ihmisiä ymmärtämään, että muutoksen suunta on oikea.
– Tarvitaan myös kovaa faktaa siitä, että mennään oikeaan suuntaan. Tämän vuoksi on jo projektin alussa määriteltävä, millä onnistumista ja suunnanmuutosta mitataan.
He molemmat muistuttavat, että mikään suuri muutos ei onnistu täydellisesti. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää kerätä kokemuksia ja tietoa käyttöönoton jälkeen. Pieniä korjauksia ja päivityksiä yhä käyttäjäystävällisempään suuntaan tehdään jatkuvasti.
– Ja tässä vaiheessa usein mietitään, mitä sitten tehdään, kun projektia vetänyt konsultti poistuu.
On ensiarvoisen tärkeää, että projektin omistaja on kulkenut yhdessä konsultin kanssa koko muutosmatkan. Kun hän on ollut mukana tekemässä päätöksiä, hän tietää mitä projektin aikana on tapahtunut ja miksi erilaisia päätöksiä on tehty, Janne kertoo.
Tuulan ja Jannen nopeat vinkit muutosjohtamiseen:
Selvitä aina ensin, miksi muutos tehdään.
Pidä vuoropuhelua yllä koko muutoksen ajan. Anna ihmisten kysyä, kuuntele ja suhtaudu kysymyksiin niitä arvostaen.
Jokainen tehty päätös on parempi kuin tekemättä jätetty päätös.
Päätä myös, mitä asioita kukakin saa päättää ja missä päätös tehdään.
Muista aina myös asiakas! Asiakkaalle on usein hyvä kertoa myös sisäisistä muutoksista.
Pidä ihmiset motivoituneina muutokseen, anna energiaa juhlistamalla onnistumisia.
Organisaation ilmapiirillä on suuri merkitys muutoksen onnistumisille. Kun ilmapiiri on sellainen, että töitä tehdään tosissaan, mutta ei totisina, asiat etenevät.
Hyödynnämme evästeitä varmistaaksemme Sinulle parhaan mahdollisen palvelun. Voit hallinnoida itse, mitä evästeitä palvelussa otetaan käyttöön ja muuttaa asetuksiasi helposti milloin tahansa.
Välttämättömät
Välttämättömät evästeet auttavat tekemään verkkosivustosta käyttökelpoisen sallimalla perustoimintoja kuten sivulla siirtymisen ja sivuston suojattujen alueiden käytön. Verkkosivusto ei toimi kunnolla ilman näitä evästeitä
Jos poistat nämä evästeet käytöstä, emme voi tallentaa asetuksiasi. Tämä tarkoittaa, että joka kerta kun vierailet tällä verkkosivustolla, sinun on otettava evästeet uudelleen käyttöön tai poistettava käytöstä.
Kolmannen osapuolen evästeet
Sivustomme käyttää Google Analyticsia anonyymien tietojen, kuten sivuston kävijämäärän ja suosituimpien sivujen keräämiseen. Tämän evästeen pitäminen käytössä auttaa meitä parantamaan verkkosivustoamme.
Ota ensin käyttöön välttämättömät evästeet, jotta voimme tallentaa asetukset!
