Blogi: Lomakkeiden sähköistäminen: käytä ensimmäisessä vaiheessa paperia ja punakynää

Paperin käsittely on organisaatioille hankalaa ja kallista.
Paperin vastaanottaminen pitää tehdä tietyllä tavalla, sen sijaintia pitää valvoa, se on usein tarpeeseen nähden väärässä paikassa. Paperilomakkeilla on usein pitkä historiansa. Taustalla voi olla sarja toisiaan seuranneita lakeja, organisaatiomuutoksia ja vastuualueiden muutoksia. Kun tarpeena on suoraviivaistaa tietojen käsittelyprosessia, pitää tietenkin ottaa huomioon miten tieto syntyy ja kertyy, miten sitä tullaan käyttämään.

Onko alkuperäisen paperilomakkeen sisällössä sellaisia tietoja, joilla ei ole enää merkitystä käsittelyn kannalta? Onko siellä tietoja, jotka ovat jo vastaanottavan organisaation tiedossa? Onko terminologia kunnossa? Mikä on lomakkeen volyymi? Täyttääkö palvelun käyttäjä lomakkeen korkeintaan kerran elämässään, vai onko se jonkun ammattilaisen toistuva työtehtävä? Perustuuko lomake jo aikaisemmin samalla lomakkeella toimitettuihin tietoihin?

(lisää…)