Toimitusjohtajan blogi: Hyvää huomenta, projektipäällikkö – viisi vitamiinia uuteen päivään

Projektilla on alku ja loppu, mutta niiden välissä tuhat tarinaa. On sinusta kiinni, millainen tästä päivästä tulee, ja onko tarinalla onnellinen loppu.
Edellisessä kirjoituksessani tarjoilin lääkkeitä parempaan yöuneen. Tässä jatkoksi vitamiinipaketti, joka vahvistaa omaa ja projektisi hyvinvointia päivittäin muuttuvissa tilanteissa.
Underpromise, overdeliver
Odotusten hallinta on elintärkeää. Projekteihin ladataan odotuksia, jotka ampuvat kirkkaasti yli projektin laajuudesta. Projekteihin liitetään tavoitteita, joiden saavuttaminen ei ole projektista kiinni kuin korkeintaan välillisesti.
On tekijöiden kannalta masentavaa, jos projektilla ei lähtökohtaisesti edes ole mahdollista lunastaa tehtyjä lupauksia.

Vitamiini 1: Varo lupaamasta liikaa. Aseta projektin tavoitteeksi asioita, jotka ovat projektin käsissä ja voidaan jopa ylittää. Ihan projektilaisten itsensä toimesta.

Muutos
Kaikissa projekteissa tulee eteen muutoksia. Valitettavan usein toiminta projekteissa on reaktiivista, eli muutokset hoidetaan ottamalla uusi suunta.
Haasteena tässä toiminnassa on se, että suunnistaminen maaliin alati muuttuvassa kurssissa voi muodostua mahdottomaksi. Joudutaan helposti ikuiseen iteraatiokierteeseen.
Projektimallista riippumatta muutokset tulisi käsitellä huolellisesti siten, että niistä tulee osa projektitoimintaa tehtävineen, aikatauluineen ja riskeineen. Tarkka muutoshallinta ei ehkä juuri siinä hetkessä kiihdytä projekteja, mutta se tuo vastapainoksi tulosvastuuta.

Vitamiini 2: Hallitse muutoksia, muuten muutokset hallitsevat projektia ja sinua siinä mukana.

Riski
Kukaan ei pidä riskeistä. Sen vuoksi riski käsitellään johtoryhmässä viimeiseksi siinä toivossa, että se voidaan ajanpuutteen vuoksi sivuuttaa, jotta kaikille jää hyvä mieli. Usein koetaan, että riski on negatiivinen mahdollisuus, joka saattaa toteutua vain silloin, jos jokin menee pieleen.
Reaalimaailma on kuitenkin ikävämpi. Jokin riski toteutuu kaikissa projekteissa. Hyvissä projekteissa tähän on kuitenkin osattu varautua.

Vitamiini 3: Laita riskienhallinta johtoryhmäkokouksen asialistan ensimmäiseksi. Se on sinun henkivakuutuksesi.

Kriisi
Kriisi on projektille hyvä asia. Se palauttaa projektin perusasioihin ja muistuttaa projektin alkuperäisestä tavoitteesta. Se myös asettaa tekemisen tavoittelemaan sitä, mitä alun perin pitikin. Se pysäyttää miettimään, onko projektissa valittu tie ylipäänsä viemässä tavoitteeseen.

Vitamiini 4: Ota kriisi ilolla vastaan, mutta pidä se vieraana – ei pysyväisasukkaana. Selvitä kriisin syy ja ratkaise se yhdessä muiden osapuolten kesken. Älä jää yksin kriisin kanssa.

Jatkuva oppiminen
Projekti on määräaikainen. Kun projekti on ohi, lopputuloksesta nauttimisen ohella pitäisi myös tunnistaa asiat, joista saatua oppia voi viedä eteenpäin. Ota hyvät käytännöt uusiokäyttöön ja laita toimimattomat asiat roskikseen tai jatkokehitykseen.

Vitamiini 5: Anna ja ota palautetta. Ole rehellinen mutta rakentava. Tunnista myös toimivat asiat –  palaute ei ole sama asia kuin kritiikki.

Nämä vitamiinit kannattaa muistaa ottaa joka päivä. Niin varmistat hyvän vastustuskyvyn riskejä, kriisejä ja muutoksia kohtaan, joita projektissa kuin projektissa tulee eteen.
Ja saat projektitarinallesi onnellisen lopun.
Markus Andersson
toimitusjohtaja
etunimi.sukunimi@consultor.fi
Kirjoitus on julkaistu myös Tivin kumppaniblogissa.