Kaksi ja puoli vuotta kestänyt projektimme on lopuillaan. Jäljellä on vielä viimeisten rippeiden käyttöönotto, loppuraportin teko ja tulosten siirto ylläpitoon. Projektissa otetaan käyttöön laaja tietojärjestelmä organisaation sisäiseen ja ulkoiseen käyttöön. Se sisältää mm. ohjelmiston toteutusta, hankintaa ja käyttöönottoa, palvelinten pystytystä, integrointeja ja tiedon konvertointia.
Usein jo yli vuoden kestävät projektit mielletään pitkiksi, ainakin kun on kyse tietojärjestelmiin liittyvistä projekteista. Pitkät projektit ovat usein laajoja, kalliita ja vaativat paljon työaikaa ja tekijöitä. Lisäksi projektilla voi olla suuri vaikuttavuus liiketoiminnan eri osa-alueisiin ja sidosryhmiin. Kyseessä olevaan päättyvään projektiin pätee kaikki tämä.
Mitä tästä on opittu? Olisiko jotain voinut tehdä toisin? Totta kai asioita olisi voinut tehdä paremmin. Jos aivan sama projekti tehtäisiin uudelleen, tuloksia saataisiin nopeammin ja kustannukset olisivat pienempiä. Mutta koska kaikki projektit ovat erilaisia, kaikkia asioita ei kannata tai on mahdoton tehdä täysin oikein ja optimaalisesti. Pääasia on, että opitaan koko ajan, jotta projektin loppu sujuisi paremmin ja samalla oppeja voidaan viedä organisaation tuleville ja muille käynnissä oleville projekteille.
Tee lyhyen ja pidemmän aikavälin suunnitelmia
Pitkän projektin suunnittelussa ja johtamisessa on omat haasteensa verrattuna lyhyempiin projekteihin. Vaikka koko projektin voisi suunnitella hyvinkin tarkasti loppuun asti, niin mitä pidemmälle tulevaisuuteen mennään, sitä varmempaa on, että asiat muuttuvat ja suunnitelmia joudutaan muuttamaan. Liiketoimintaympäristö muuttuu, tekniikka kehittyy, henkilöt vaihtuvat, sidosryhmien odotukset muuttuvat.
Projektia suunniteltaessa voi käyttää ns. vyöryvän aallon periaatetta (engl. rolling wave planning). Lähitulevaisuuden asiat kuten aikataulu, kustannukset ja resurssitarpeet, suunnitellaan tarkemmin. Pidemmällä ajassa olevat asiat suunnitellaan ylimalkaisemmin, jolloin niihin kohdistuvat muutoksetkin on helpompi hallita. Tällä tavalla projektin suunnittelu on iteratiivista ja jatkuvaa. Ketteristä menetelmistä tuttu erikokoisiin käyttäjätarinoihin perustuva vaatimustenhallinta on erinomainen väline projektin loppupuolen epävarmuuden hallintaan. Lähiaikoina tehtävä toteutus perustuu tarkempiin käyttäjätarinoihin, kun taas projektin loppupuolen käyttäjätarinat ovat suurempia ja ylimalkaisempia tarinoita, jotka pilkotaan pienemmiksi projektin edetessä.
Motivoi ja panosta henkilövalintoihin
Kuten kaikissa projekteissa, projektijohtamisessa keskeistä on ihmisten kanssa tekeminen. Pitkässä projektissa haasteet ja riskit kohdistuvat hyvin pitkälle henkilöihin. Motivaatio laskee helposti kun samaa projektia työstetään vuodesta toiseen ja avainhenkilöt ehtivät vaihtua. Henkilöresurssointia suunniteltaessa kannattaa yhdessä projektitiimin kanssa miettiä, miten tiimin työskentely saadaan miellyttäväksi ja motivaatio pysymään hyvänä koko pitkän projektin ajan. Aina kun ihmisten kanssa ollaan tekemisissä syntyy myös ihmisiin liittyviä ongelmia. Lyhyessä projektissa aika voi hoitaa nopeasti nämä ongelmat, mutta pitkässä projektissa esim. henkilöiden väliset ristiriidat tai tehtävään sopimaton henkilöresurssi voivat aiheuttaa paljon vahinkoa tilanteen pitkittyessä. Tällöin projektipäälliköllä on oltava kyky hoitaa asia sopivalla tavalla.
Pidä johto ajan tasalla
Myös muiden sidosryhmien huomioiminen on tärkeää, niiden huomiotta jättäminen saattaa haitata suuresti tai pahimmassa tapauksessa kaataa koko projektin. Niihin liittyvää viestintää ja odotusten hallintaa on syytä suunnitella riittävästi. Erityisesti johdon sitouttaminen projektiin on tärkeää. Jos projekti nielee rahaa ja tulosta ei synny, pitää olla keinot vakuuttaa johto projektin tarpeellisuudesta. Hyvä keino tähän on pitää johdon kanssa riittävän usein tilannepalaveri kasvotusten. Tämä hoituu projektissamme viikoittaisilla säännöllisillä ohjausryhmän työpalavereilla, jossa johto saa kuulla lyhyen katsauksen projektin tilanteesta ja projektipäälliköllä on samalla tilaisuus kuulla johdon odotuksia. Kirjoitetut tilanneraportit jäävät valitettavasti yleensä lukematta.
Jaa projekti osiin
Jos mahdollista, projekti kannattaa suunnitella niin, että konkreettisia tuloksia syntyy nopeasti. Pienetkin onnistumiset lyhyellä aikavälillä kasvattavat projektiryhmän motivaatiota ja tekevät selväksi muille, että projekti on oikealla asialla. Projektimme sisälsi viisi erillistä käyttöönottoa, joista ensimmäinen tapahtui noin puoli vuotta projektin aloittamisen jälkeen. Pystyimme todistamaan, että projektiin sijoitetuilla resursseilla saatiin aikaan liiketoimintahyötyjä aikaisessa vaiheessa.
Arvioi omaa toimintaa
Säännöllinen oman toiminnan arvioiminen ja kehittäminen on tarpeellista jokaisessa organisaatiossa, jossa tehdään projekteja. Erityisesti pitkissä projekteissa tehokkaat prosessit ja menetelmät tuovat paljon aikataulu- ja kustannussäästöjä, kun voidaan olettaa, että samankaltaiset tehtävät toistuvat moneen kertaan projektin aikana. Pitkässä projektissa on myös enemmän aikaa kokeilla ja etsiä parempia tapoja tehdä asioita, jolloin tästä hyötyy oman projektin lisäksi organisaation muut projektit.
Kerää tieto talteen
Projektin aikana ehtii kertyä paljon historiatietoa, jolla voi olla tärkeä merkitys myöhemmin. Kaikki asiat eivät valitettavasti pysy matkassa mukana. Tässä hyvä apuväline on projektipäiväkirja, johon projektipäällikkö kirjaa projektin aikana tapahtuneita asioita. Vähäisiltäkin tuntuvat päiväkirjaan merkityt tapahtumat, päätökset tai sovitut asiat voivat osoittautua merkittäviksi myöhemmin.
Tee oikeita asioita
Pitkä projekti on useimmiten myös mittasuhteiltaan laaja, jonka hallinnoimiseen tarvitaan paljon työtä. Haasteena onkin järjestää projektin hallinnointi siten, että projektipäällikön työmäärä pysyy kohtuullisena. Tässä voi auttaa projektin pilkkominen esim. osaprojekteihin. Nyt päättyvässä projektissa päädyimme siihen, että kysymys oli pikemminkin hankkeesta (eli ohjelmasta, engl. program), joka jaettiin sopiviin projekteihin. Väittäisin, että tässä asiassa tärkeintä on kuitenkin projektipäällikön oma kyky johtaa projektia – oikeiden asioiden tekeminen.
Päästä irti
Mainitsin alussa, että projektimme on lopuillaan, mutta erityisen vaikeaa pitkässä projektissa voi olla sen lopettaminen. Pitkällä aikavälillä toimintaympäristö ehtii muuttua paljonkin, mikä aiheuttaa muutospaineita projektiin. Projektin laajuus muuttuu ja siihen halutaan lisätä asioita – maali liikkuu, eikä se ole seuraus huonosta projektijohtamisesta. Toimintaympäristön muuttuessa yhä nopeammin tietojärjestelmä ei itse asiassa ole koskaan valmis, vaan siihen kohdistuu muutoksia koko sen elinkaaren aikana. Projektille on kuitenkin joskus laitettava piste ja toteutus voi jatkua projektin jälkeen pienemmällä vaihteella. Sidosryhmille pitää pystyä tekemään selväksi, että projektissa ei välttämättä kannata tehdä heti täydellistä ratkaisua ennen käyttöönottoa.
Hannu Blomqvist
Senior Project Manager
